Plánování velké firemní akce se zásadně liší od běžného teambuildingu. Jakmile se počet účastníků přehoupne přes několik stovek,
přestávají fungovat improvizace a „nějak to dopadne“.
Nejčastější chybou je, že se řeší program dřív než základní rámec akce.
Co je potřeba mít vyřešené jako první
U velkých akcí rozhodují tři věci:
- kapacita místa
- logistika a přesuny
- časový harmonogram
Pokud některá z nich selže, sebelepší program už situaci nezachrání.
Kapacita není jen počet lůžek
Mnoho míst uvádí maximální počet osob, ale už neřeší:
- rozdělení účastníků během dne
- kapacitu společných prostor
- možnosti paralelních aktivit
U velké akce je klíčové, aby se lidé nepřelévali chaoticky, ale měli jasnou strukturu dne.
Logistika je větší téma než program
U akcí pro stovky lidí je nutné počítat s:
- přesuny mezi ubytováním a programem
- koordinací nástupů a odchodů
- časovými rezervami
Čím větší akce, tím víc platí, že plynulost je důležitější než pestrost.
Shrnutí
Velká firemní akce není o detailech, ale o systému.
Když funguje základní rámec, všechno ostatní se na něj dá bezpečně navěsit.